Czym jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacją określa się przetwarzanie materiałów w formie klasycznej, analogowej, na cyfrową. Może to dotyczyć np. zdjęć, dokumentów, obrazów, map czy książek. W niektórych przypadkach digitalizacja jest potrzebna dla utrzymania druku w odpowiednim, niezmienionym stanie, w innych – podstawową kwestią jest ułatwienie ich użytkowania.

Co ma na celu digitalizacja dokumentów?

Powolna cyfryzacja wkrada się właściwie w każdy aspekt życia. Coraz częściej dokumentacja w różnym zakresie także jest poddawana digitalizacji. To znaczne ułatwienie w późniejszym czasie, choć na etapie przenoszenia dokumentów – może wydawać się dość skomplikowane.

Adekwatne procedury

Podczas digitalizacji dochodzi do przeniesienia dokumentów na nośnik elektroniczny – link do strony. To może oznaczać np. skanowanie niektórych arkuszy, a następnie ich odpowiednie przechowywanie na dyskach komputerów. Tego typu bazy danych niosą za sobą szereg udogodnień, a ponadto – są znacznie bardziej ekologiczne. Dokumenty w formie cyfrowej zajmują mniej fizycznej przestrzeni, a także nie zużywają dodatkowych zasobów. Przykładowo, chcąc przekazać klientowi (lub jakiemukolwiek innemu podmiotowi) kopię określonego dokumentu – musimy przenieść go na następną kartkę papieru poprzez kopiowanie. Z tym procesem z kolei nierozerwalnie wiąże się zużycie kolejnej kartki papieru i jednocześnie – konieczność ścięcia drzewa. Z tego względu coraz więcej firm prywatnych, ale również przedsiębiorstw o charakterze publicznym decyduje się na przenoszenie na nośniki elektroniczne swoich dokumentów.

Znaczna wygoda

Dokumenty, które są posortowane w komputerowych folderach, można z łatwością przeszukać. Choć teoretycznie, przeglądanie odpowiednio skatalogowanych wersji papierowych również nie nastręcza większych trudności – w praktyce zajmuje znacznie więcej czasu niż po prostu kliknięcie w okienko wyszukiwania. Także wyżej wspomniane przesyłanie dokumentu jest dużo prostsze – wystarczy zgrać je na fizyczny nośnik przyniesiony przez zainteresowany podmiot lub przesłać go w formie pliku elektronicznego. To bardzo duże udogodnienie, oszczędność oraz bezpieczeństwo dla dokumentów.

Wiele firm nie chce zdecydować się na digitalizację ze względu na ilość posiadanych dokumentów. Należy jednak zaznaczyć, że na rynku pojawia się coraz szersza gama podmiotów, które zajmują się tym procesem i robią to naprawdę szybko. Dzięki temu można w krótkim czasie przenieść całą niezbędną dokumentację na dysk twardy lub do chmury, bez samodzielnego wykonywania tego procesu.